5 conseils d’organisation pour gérer votre site

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Beaucoup de mes lecteurs, nombreux de mes clients, me signalent régulièrement ne pas avoir le temps de s’occuper de leur site. Articles en friche, réseaux sociaux en hiatus, maintenance pas faite… tout cela s’ajoute à leur charge de travail provenant de leur activité et ils ne savent plus où donner de la tête.

Pourtant votre site web est votre outil de travail principal, surtout si votre activité est exclusivement en ligne. Vous devez donc y passer du temps pour attirer des visiteurs et les convertir ensuite en clients.

Voici donc 5 astuces d’organisation pour mieux gérer votre site au quotidien et vous assurer qu’il travaille efficacement pour vous.

1. Définissez vos priorités dans la vie

Parfois il peut y avoir une vraie dissonance entre ce que vous aimeriez faire et ce que vous faites réellement. Ainsi vous avez beau vous fixer des objectifs clairs et en faire des tâches quotidiennes, peu de choses avancent.

Pourquoi cette différence entre l’envie et la réalité ? Souvent parce que la procrastination, la démotivation ou même la peur sont passées par là. Ces émotions vous ont empêchées de travailler sur ce que vous trouvez vraiment important. Et du coup vous vous êtes rabattus sur des tâches moins rébarbatives. Ou tout simplement plus plaisantes.

La solution est de vous créer un journal de bord de votre temps. De façon similaire à un carnet de régime pour noter ce que vous mangez, vous pouvez noter ce que vous faites, en faisant des intervalles de 30 ou même 15 minutes.

Une fois que vous aurez passé quelques jours et idéalement une semaine entière à vous plier à cet exercice, vous pourrez clairement voir ce que vous faites réellement.

Il vous suffira ensuite de comparer ce relevé avec vos objectifs et d’ajuster en fonction. Vous pouvez par exemple passer moins de temps sur les réseaux sociaux et en profiter pour écrire des articles de blog. Ou mettre à profit votre temps de trajet pour répondre aux mails.

Le tout est de pouvoir se rapprocher au plus près des tâches que vous souhaiteriez faire et essayez d’éliminer celles que vous faites mais qui vous desservent.

2. Précisez ce que vous devez faire pour gérer votre site

Voici quelques missions courantes que vous devrez réaliser régulièrement pour bien vous servir de votre site web :

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  • écrire des articles sur votre blog
  • mettre en forme ces articles
  • les optimiser pour le référencement
  • trouver des images
  • trouver des idées d’articles
  • participer sur vos réseaux sociaux

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  • tenir à jour votre site
  • répondre aux commentaires
  • améliorer le design de votre site
  • écrire des emails pour votre newsletter
  • mettre en forme ces emails
  • poster les témoignages clients…

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gérer votre site

Et cette liste est loin d’être terminée car je n’y ai réfléchi que 5 minutes. Avec toutes ces choses à faire, je comprend très bien que vous puissiez vous sentir totalement dépassé ! Il faudra donc arrêter de vouloir tout faire, et aussi tout faire vous même !

Fixez-vous par exemple 3 ou 4 choses que vous allez faire coûte que coûte chaque jour. Et c’est tout ! Et autorisez-vous à être satisfait de votre travail accompli une fois ces tâches réalisées. N’en ajoutez pas encore d’autres, n’en faites pas trop.

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Le reste de votre to-do-list pourra sûrement attendre le lendemain. Ou bien vous pourrez déléguer certaines choses pour mieux gérer votre site. Ne vous sentez pas paralysé par votre site, il est censé vous aider à booster votre activité, pas à la torpiller !

3. Groupez vos tâches similaires

Le fait de grouper des tâches similaires marche très bien pour les petites tâches. Par exemple répondre aux commentaires sur votre blog, votre page Facebook ou bien écrire des emails. Le processus est assez simple : il suffit pour cela de bloquer par exemple 30 minutes de votre temps et de ne faire que cela pendant ce délai.

Le gros avantage de traiter vos tâches en lot et de ne pas devoir vous concentrer à nouveau sur chaque tâche et d’avoir tout sous la main une seule fois. Si vous répondez à vos mails, surfez sur Facebook, écrivez un commentaire, jetez une ou deux idées pour vos articles, etc, chaque tâche est interrompue. Si au contraire vous ne faite que répondre à vos mails pendant 30 minutes, vous dépilez tout cela bien plus rapidement !

Vous pouvez également appliquer ce concept à des tâches de plus grosse envergure comme celle d’écrire un article.

Prenez les idées que vous avez déjà notées dans une session de travail précédente. Faites le plan d’un article, écrivez-le, passez au suivant. Ne faites rien d’autre que faire le plan et écrire. Ce n’est pas le moment de se relire, de mettre en forme ou de chercher des images, juste écrivez !

Au final, vous vous retrouvez peut-être avec 3 ou 4 articles complètement écrits et vous n’aurez plus qu’à faire les finitions de chaque article lors d’une prochaine séance de travail.

4. Découpez vos gros projets

Si vous avez l’ambition de créer un guide pour vos abonnés à la newsletter ou bien une formation pour vos clients, c’est un chantier de longue haleine. La taille de cette tâche peut rapidement vous décourager, surtout si vous ne savez pas encore comment ou par quoi commencer.

Découper donc votre projet en plusieurs petites missions.

Par exemple si on reprend l’idée de la réalisation d’un ebook pour vos inscrits, voici le plan dont vous pourriez vous servir :

  1. Trouver quel est le sujet qui passionne ou pose soucis à vos lecteurs
  2. Y ajouter des idées pertinentes qui pourraient les intéresser
  3. Créer un sommaire et/ou un plan
  4. Rédiger l’ébauche du plan de votre guide
  5. Créer l’introduction et la conclusion
  6. Ecrire votre ebook
  7. Ajouter la présentation, les témoignages, vos services
  8. Trouve( des images et mettre en forme
  9. Etc.

En ayant ainsi divisé, ce gros projet vous aurez une multitude de petites tâches qui pourront être réalisées sur des plages horaires de 15 ou 30 minutes. Alors que faire tout cela d’un coup vous aurait pris plusieurs jours, vous gagnez ainsi en flexibilité, et donc en productivité !

5. Codifiez vos journées

Essayez d’avoir des journées qui ne se ressemblent pas toutes. Si vous faites tous les jours la même chose et que finalement cela se résume à stagner… c’est qu’il y a quelque chose qui ne fonctionne pas.

Tentez d’instaurer plusieurs types de journées dans votre organisation. J’avais lu un conseil de ce genre dans le livre « Le succès selon Jack » de Jack Canfield. Dans son principe 40 « Redéfinissez le temps », il propose de codifier les journées en trois types : les « journées de grande productivité », les « journées de préparation » et celles « de repos et de loisirs ».

Les premières sont consacrées à utiliser votre « talent naturel ». Si vous êtes coach, cela peut donc inclure vos séances avec vos clients, l’écriture d’articles pour votre blog, la lecture de livres sur votre domaine, etc.

Les secondes, les journées de préparation, sont utilisées pour préparer les premières. Par exemple trouver des idées pour votre nouvel article, préparer vos séances avec vos clients, assister à un événement de votre thématique.

Enfin les troisièmes, sont des journées qui vous permettent de vous reposer, loin de toute activité professionnelle (et de tout le « bruit » qu’elle peut produire). Vous pouvez évidemment gérer des urgences, mais comme l’indique Canfield dans son ouvrage, la plupart de ces urgences n’en sont pas réellement.

 

Voilà donc 5 grands outils d’organisation que je vous conseille d’adopter, soit un par un par, soit tous en même temps pour en tirer le meilleur bénéfice. Et vous, comment vous organisez-vous pour gérer votre site sans que cela impacte le reste de votre activité ?

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