Êtes-vous souvent débordé ? Avez-vous parfois le sentiment de ne pas avoir la possibilité de tout faire dans votre journée ? Passez-vous trop de temps sur Internet à vous occupez de votre site et à gérer vos emails ?

Si vous êtes dans un ou plusieurs de ces cas, découvrez les astuces que j’utilise moi-même pour gagner du temps sur beaucoup de tâches en ligne en lien avec mon activité.

1. Gagner du temps en créant des templates d’emails

J’adore Gmail ! D’abord parce que c’est un outil en ligne, pas comme Outlook ou Thunderbird. Je peux ainsi consulter mes mails chez moi mais aussi sur mon smartphone à l’hôtel ou encore sur mon Chromebook en vacances.

Mais ce que j’aime encore plus, ce sont ses nombreuses fonctionnalités. Par exemple, une que j’utilise beaucoup est la possibilité de créer des emails prédéfinis.

Il suffit d’activer cette option au préalable dans les paramètres de Gmail > Labos > Réponses standardisées. Ensuite, vous allez écrire un email et vous pouvez l’enregistrer comme une réponse standardisée.

Enfin, quand vous souhaitez répondre à une personne avec votre template, vous le sélectionnez et il s’insère automatiquement. Je fais cela pour des réponses sur mes différents blogs, pour fixer un entretien ou pour m’occuper du suivi client. Même ma signature est en « template » pour que je puisse l’ajouter uniquement quand j’en ai besoin.

2. Planifier vos posts sur les réseaux sociaux

Mon activité sur les réseaux sociaux est régulière, ce qui fait que j’ai un « calendrier » avec chaque jour quelque chose de différent (et précis) à partager. Néanmoins si je devais passer 15 minutes (ou plus… oops) sur Facebook pour écrire mon post chaque jour, cela me ferait perdre énormément de temps.

Du coup je planifie toutes mes interventions une fois par mois, en lot. Je garde juste assez d’espace (grâce à mon calendrier encore une fois) pour pouvoir planifier les posts des réseaux sociaux de mes articles du lundi (lundi sur Facebook, mercredi, vendredi & dimanche sur Twitter).

Comme cela, j’ai un mois pendant lequel je ne m’occupe plus de ce genre de chose. Bien sûr je participe toujours aux groupes, autres pages, etc. en temps réel mais le partage de mes pages, mes articles, c’est en automatique 🙂

3. Se désinscrire pour gagner du temps

Je reçois je pense 30 à 50 mails par jour. Je suis abonnée à énormément de listes. Mais de plus en plus souvent, quand je clique sur « Supprimer » sur un mail que je viens à peine d’ouvrir, ou bien pire, que je n’ai même pas ouvert, j’ai juste vu son expéditeur, je prend une seconde de réflexion.

Si je viens de supprimer ce mail sans même le lire, pourquoi encombrerait-il ma boîte aux lettres la prochaine fois ? Du coup je fais précédent sur mon navigateur et je cherche le lien de désinscription.

Et en général je suis totalement sans scrupules. Gare à ceux qui ne mettent pas de lien de désinscription ! Ils passent directement en spam et au bout de 3-4 fois, Gmail comprend automatiquement que c’est des « indésirables ».

Vous aussi, désinscrivez-vous régulièrement des listes que vous ne lisez pas, plus ou même que vous n’avez jamais lu. Ce n’est pas parce qu’à un instant T vous avez trouvé judicieux de vous abonner que vous devez rester inscrit à vie !

4. Partager plus facilement votre contenu grâce à votre site

Sur votre site web, s’il a été bien fait, vous avez normalement des boutons de partage sur les réseaux sociaux sur vos pages et vos articles de blog.

Chez moi c’est bien le cas et du coup je m’en sers moi-même pour partager mon propre contenu. Parce que si c’est pratique pour mes visiteurs… ça l’est forcément pour moi non ?

C’est particulièrement utile pour Linkedin, pour partager dans les groupes. Il me suffit de cliquer sur mon bouton Linkedin sous un de mes articles, d’y écrire un petit résumé et le titre d’une discussion et de choisir tous les groupes pertinents. Et un clic, hop c’est partagé ! J’ai pu gagner du temps et je respire 😉

Egalement une autre petite astuce est de systématiquement cocher le partage sur Twitter.

Pourquoi ? Car Twitter peut « encaisser » des dizaines de messages par semaine contrairement à d’autres réseaux sociaux où il faut être plus sélectif.

Comment ? Tout simplement en cochant la case adéquate sur Linkedin et Pinterest ou bien encore en liant votre compte Facebook à votre compte Twitter.

5. Reprogrammez vos anciens posts sur les réseaux sociaux

Un message sur Facebook qui a plu ? Replanifiez-le pour dans quelques semaines/mois.
Faites un seul post de 5-10 Tweets les plus retwitté et postez-le sur Linkedin.

Sur les réseaux sociaux, votre contenu partagé une fois, ne sera JAMAIS vu par tout le monde, n’hésitez donc pas à remettre au goût du jour certains de vos partages.

Par exemple, je me suis fait un document excel dans lequel j’ai noté les divers messages, avec leur jour de partage, leur réseau social et le nombre d’engagements (likes, tweets, commentaires…). Ensuite je repartage de temps en temps les meilleurs.

 

Et vous, comment faites-vous pour gagner du temps en ligne ? Avez-vous des astuces qui vous permettent d’aller plus vite dans votre activité ?